我試過各種時間管理方法。今天來聊聊我目前的做法，不一定適合每個人，但或許可以給你一些參考。
規畫和執行，我會分開做
一邊做事一邊想「等等還要做什麼」，我發現效果很差。思緒會一直被打斷，流暢度不夠。
所以我現在的習慣是：每天前 30 分鐘只做規畫，規畫完之後專心執行，不再想接下來要做什麼。
後來我才知道，這個做法剛好符合心理學說的「決策疲勞」。每一次決定「現在要做什麼」都會消耗意志力，把決策集中在早上一次做完，後面就不用一直燒腦。
我目前的工具配置
工具試過很多，目前穩定用這三個：
- Asana：大型專案、需要團隊一起看的東西。例如產品上市計畫、跨部門專案。
- 微軟 To Do：放週期性、提醒自己的事。例如每週固定要交的報表。
- Google Calendar + 旁邊的 Tasks：短期的、突發的、不值得記在其他系統的小事。
Google Calendar + 旁邊的 Tasks 是每天都要用的，因為工作中也會有「外部插入」的事情，像廠商突然來電討論一些什麼事、老闆臨時交代一件事，這些不在原本計畫中，但還是得處理。我會順手記在 Tasks 裡，也方便之後回顧自己這週到底忙了什麼。
BTW，還有一個不算「工作」但很重要的地方：Notion。我會放一些原則性的文件，例如品牌定位、專案的長期方向、或是需要隔一段時間回顧的東西。這些不是待辦事項，但會影響我怎麼做決定。
以上是我個人的工作清單配置。公司另有規畫，我還會用 NAS 和 Google Cloud 跨部門共用工作檔案，這部分就不在這裡說明了。
每天早上怎麼開始
我會先看 Asana 和微軟 To Do，把今天必須完成的事情搬到 Google Tasks。
為什麼要多這一步？因為 Asana 裡面東西太多，看了會焦慮。Google Tasks 是我的「今日清單」，只放今天要處理的事，看起來比較單純。
規畫完之後，我會找出今天最不想做的那件事，排在馬上開始。
為什麼要這樣？因為意志力就像手機電量，早上最滿，用一整天會越來越少。最難的事情要趁電量滿格的時候處理，拖到下午只會越來越不想碰。
行銷上我們常講「意志力耗損」(Ego Depletion)，消費者逛街逛到愈累就會愈會買(好市多的牛肉排在最裡面)，其實工作也是一樣的道理。
另一個我會這樣做的原因是，沒處理的事情會一直佔用大腦，在心理學叫這個「蔡加尼克效應」(Zeigarnik Effect)，就像電腦開了 20 個視窗，你只在用其中一個，但其他 19 個都在背景偷吃記憶體。那件最難的事情就是最吃資源的視窗，越早關掉越輕鬆。
怎麼定義一個「工作」
這個問題我試了很多版本，之前提供給其他的同事錯誤的指導，實在很抱歉，不過我有一點小心得了~ Asana 功能太多，很容易把事情切得太細或太粗。
我目前的判斷標準是：會拿到東西或答案的，才算一個工作。
例如 一樣是發LINE
- Line 問供應商報價，發訊息出去不算完成，「拿到報價單」才算
- 群發 Line 給客人就不一樣，發出去就可以看後台數據，所以「發出」本身就是完成
不過有時候也要順從內心。如果一件事在心裡很重，我會把它拆開來。
例如「草擬規畫」嚴格來說還沒走完流程，後面還要審稿。但如果這個設計讓我很在意，我會把「草擬規畫」列為一個工作，「審核通過」列為另一個。這樣做完設計可以先打個勾，心裡踏實一點。
這個其實也跟蔡加尼克效應有關。重要的事情拆成小段，每完成一段就打勾，大腦會覺得「有進度了」，就不會一直在背景焦慮。
以上是我目前的做法，不一定最好，但用起來還算順手。你有什麼不一樣的配置，也歡迎聊聊。
